構築を経験している海外事業所の技術者に一任するのも手です。

グループウェアの構築に不安を持ったら有能な業者に依頼する!

すでに構築を経験している海外事業所の技術者に構築を任せることで、安全かつ迅速なシステムの立ち上げを狙うわけだから、方法論としてはある意味では正解のように思える。技術的には確かに正常なシステムになる。しかし何度も述べているように、システムとしてのグループウェア成功の鍵は、システムの機能面にあるのではなく、運用面にある。海外事業所との接続を行ったある企業では、海外から来た技術者が「自分たちが運用している実績のある構成でないと責任をもってサポートできない」といって、アメリカの事業所とまったく同じ環境を構築して帰っていった。

そのためこの企業では、ほぼ全員の机の上に通常の国内業務で利用する日本語環境のパソコンと、メールのためだけに利用する英語環境のパソコンとの二台が置かれることになってしまった。そして英語でしか利用できないせいで、せっかく展開した電子メール・システムも、これまでの海外とのFAX通信の代わりに利用されただけだった。もう一つ例を挙げよう。

海外に複数の拠点をもつA社は、ワールドワイドで展開されているロータス・ノーツを利用したグループウェア網に参加することを決定した。海外や国内での電子メール交換を行うことのほか、すでに海外で構築されているロータス・ノーツを利用したナレッジベース(電子掲示板的機能を利用して、ノウハウの共有を目的とする非定型のデータベースを扱うシステム)を利用することで、海外のメンバーとの非定型情報の共有を目的としたものである。導入の際に、A社では海外主導型による失敗を避けるため、日本側主導でのシステム導入に踏み切った。
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営業職をしている人にとって、グループウェアの登場は非常に業務の負担を軽減させてくれるものとしてありがたい存在となりました。会社からの連絡も携帯などから見られるという点も良いところです。


顧客と接続した目的は二つある。一つは顧客に対するサポート窓口としての役割であり、顧客側の担当者と自社の担当者との間で電子メールを交換することで、これまでの電話とFAXを中心としたサポートに加え、新たな伝達手段をもつことである。これによって、電話やFAXでは不可能だったファイルなどの送付が可能になり、サポートの効率が上がった。

もう一つの目的は、こうして集められたQ&Aをノーツ上のデータベースに格納しておくことで、サポート時のナレッジベースとして利用することである。同社では、このサポート・データベースを顧客のサーバーに対しても複製を置くことで公開している。こうすることで同様の質問のリピートを減らすことができ、サポートコストを削減できるうえに、顧客側でも管理者がこのデータをエンドユーザーに公開することで、基本的な質問が減るものと期待できる。

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